L’import-export est une activité courante pour de nombreuses entreprises, qu’importe leur taille. De la petite à la grande entreprise, en passant par les moyennes entreprises, faire son business à une dimension internationale n’est pas dénué d’avantages : meilleurs prix, variété de l’offre, innovation technologique, savoir-faire spécifique, etc.
Néanmoins, les choses se corsent lorsqu’il s’agit de faire ses achats à l’autre bout du monde, auprès de fournisseurs chinois par exemple. Achats sur place ou sur des sites internet, la gestion des approvisionnements en Chine répond à des règles générales en matière de contrôle qualité (certificat), de conditions de vente et de transport logistique international. Le processus d’expédition joue également un rôle important et a un impact significatif sur les coûts et les délais de livraison.
L’achat de produits en Chine ne s’improvise pas. C’est pourquoi nous vous proposons ce guide pour éviter les mauvaises surprises, tout en favorisant un gain de temps considérable dans votre processus d’achat.
Aller en Chine ou faire ses achats directement en ligne : le sourcing
Outre la réglementation et les normes propres à l’import-export, le sourcing en Chine n’est pas simple pour une société implantée à l’autre bout du monde. Sans une connaissance du pays, il peut être compliqué de savoir comment identifier un marché porteur et comment trouver un bon fournisseur chinois. Voici les bases à connaître pour gagner du temps dans son sourcing.
Identifier ses besoins pour un sourcing de qualité
L’achat sur internet est l’une des solutions les plus simples et rapides pour acheter en Chine. Rapide, vraiment ? En réalité, avec la multitude des sites internet et des fournisseurs chinois, les sociétés ont accès à des millions d’offres et de produits toujours plus variés, si bien qu’il est aisé de passer de site en site sans savoir lequel choisir.
La première chose à faire pour ne pas écumer les sites internet en vain est donc d’identifier et de préciser ses besoins :
- achat en gros ou en petite quantité ;
- nature des produits (vêtements, high-tech ou gadgets électroniques, accessoires de mode, goodies d’entreprise, etc.) ;
- besoins spécifiques, comme la personnalisation ou la création de produits sur mesure ;
- délai de livraison ;
- prix ou budget alloué ;
- conditions de vente et options de paiement ;
- etc.
En effet, ce n’est qu’à partir de l’audit de ses besoins qu’une entreprise va pouvoir filtrer les fournisseurs susceptibles d’y répondre. En outre, cela va lui permettre de s’orienter vers les sites internet spécialisés dans la vente de telles marchandises. Définir ses besoins, c’est savoir où chercher.
Cette démarche reste identique dans le cas où l’entreprise désirerait faire ses achats sur place. Chaque lieu d’approvisionnement possède ses spécialités (vêtements et accessoires de mode pour Hong Kong, par exemple, ou produits de bricolage, métaux et tissus pour la région de Shanghai).
Sélectionner les fournisseurs chinois selon ses besoins
Une fois les besoins définis et après avoir effectué un premier tri des fournisseurs en fonction de leurs spécialités ou du lieu d’approvisionnement en Chine, la société cliente va pouvoir sélectionner les fournisseurs les plus appropriés pour répondre à sa demande.
Tout d’abord, l’entreprise qui passe par un intermédiaire (plateformes chinoises, notamment) doit se méfier des arnaques qui y pullulent. Pour cela, elle ne doit choisir que les fournisseurs chinois dont le profil a été validé par le site internet. En outre, il faut s’assurer qu’il s’agit bien de fournisseurs et non d’intermédiaires.
En effet, avec le succès de ces sites de vente en gros, comme Alibaba pour le B2B (AliExpress étant plus connu des particuliers), beaucoup d’intermédiaires se font passer pour des fabricants. Même si cela n’entache pas systématiquement la qualité des relations commerciales, cette pratique augmente les délais et le prix.
Ce point est également important à vérifier lorsque l’entreprise souhaite pouvoir personnaliser ses produits (couleur, logo, image, etc.) ou y apporter des modifications substantielles (sens d’ouverture, configuration électronique, dimension, etc.). Pourquoi ? Parce que d’une part, il est préférable d’être en contact direct avec le fabricant chinois et qu’ensuite, les fournisseurs ne sont pas les mêmes selon l’option retenue.
Lorsque l’entreprise souhaite simplement personnaliser ses marchandises, les fournisseurs chinois ODM (Original Design Manufacture) sont les plus appropriés. En revanche, il vaut mieux se tourner vers les fournisseurs OEM (Original Equipement Manufacture) lorsque l’on souhaite apporter des modifications plus importantes.
En effet, dans le premier cas, les produits subissent une standardisation des processus de fabrication. Une modification plus importante n’est pas impossible, mais le prix va ostensiblement grimper. Dans le second cas de figure, un fournisseur OEM est plus à même de maîtriser les coûts de fabrication pour une création spécifique, puisque sa chaîne logistique a été créée pour répondre à ce type de besoins.
Communiquer avec son fournisseur chinois : la relation de confiance
Comme nous le mentionnions, les arnaques sur internet sont monnaie courante. Il est donc indispensable de nouer une relation de confiance avec son fournisseur chinois pour s’épargner toute mauvaise surprise. En outre, cela permet d’être au clair avec son partenaire commercial, ce qui aide à bien gérer ses achats depuis la Chine. Pour cela, un ensemble de points sont à clarifier.
Les conditions de vente
Les conditions de vente entre le fournisseur chinois et l’entreprise cliente doivent être clairement définies. Elles correspondent aux règles générales qui conditionnent tout le processus d’achat. Le contrat de vente doit être aussi précis que possible. Chaque terme du contrat de vente doit faire l’objet d’une étude attentive :
- délai de fabrication et de livraison ;
- prix de vente (et ce qu’ils incluent) ;
- garantie fabricants ;
- certificat de conformité des marchandises ;
- contrôle qualité ;
- etc.
Il est également recommandé de faire une commande d’échantillon pour s’assurer de la réelle qualité des produits et du rapport qualité-prix. Cela permet également, quelques fois, d’éviter certaines arnaques, ou plus simplement l’insatisfaction.
Enfin, un dernier point important relatif aux conditions de vente : il faut toujours s’assurer de la quantité minimale de commande (MOC). Comme son nom l’indique, il s’agit de la plus petite quantité de produits par commande que le fournisseur acceptera. Dans la pratique, il est toujours possible de renégocier cette quantité minimale. En général, une MOC élevée représente un gage de sérieux puisqu’elle indique que le fournisseur est en mesure de traiter d’importants volumes de commande et qu’il dispose donc d’une chaîne de fabrication ou de transformation maîtrisée et d’un processus d’expédition performant.
Les conditions de paiement
S’il y a bien une chose importante lorsque l’on négocie avec des pays dotés d’un système économique bien différent du pays de destination des produits, ce sont les conditions de paiement. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’une entreprise travaille avec un fournisseur pour la première fois.
Il existe plusieurs solutions, chacune ayant ses avantages et inconvénients, tant pour le client que pour le vendeur, comme :
- le paiement par virement bancaire ou TT (« telegraphic transfer »), qui correspond à un paiement avant même le début de la production. Il est recommandé de ne pas payer plus de 30 % de la somme en avance et d’utiliser ce type de paiement seulement avec des fournisseurs déjà connus ;
- la lettre de crédit (L/C), qui est un des moyens de paiement les plus sûrs pour les deux parties puisqu’elle est émise par les banques, néanmoins cela demeure bien plus cher et doit être réservé aux achats en gros ;
- le paiement par PayPal, qui est très populaire chez les clients, car il est sécurisé, mais beaucoup moins chez les vendeurs qui souffrent de difficultés à retirer l’argent ensuite.
Ceci n’est qu’un aperçu des possibilités de paiement. L’intérêt ici est d’arguer de l’importance d’une relation de confiance entre les deux partenaires. Il s’agit d’un gage de sécurité et d’une ouverture à la renégociation des conditions de paiement pour un business sur le long terme.
Les conditions de fabrication et d’expédition
Les conditions de fabrication et d’expédition font partie intégrante des conditions de vente, mais nous avons choisi de les traiter à part au vu des conséquences importantes pour une entreprise en cas de défaillance du fournisseur. Cela est d’autant plus vrai pour le transport logistique international.
En effet, tous les produits en provenance de Chine et soumis à l’import vers un pays de destination dans l’Union européenne passent irrévocablement par les douanes. Le dédouanement de la marchandise est une étape souvent anxiogène pour les clients. Cela se comprend aisément, car les produits peuvent rester bloqués à la douane, ce qui entraîne des conséquences financières parfois fatales pour certaines entreprises.
Ainsi, lorsqu’une entreprise cliente travaille pour la première fois avec un fournisseur chinois, elle doit s’assurer que toutes les exigences de la douane sont prises en compte. Cela concerne donc le contrôle de la qualité et le certificat de conformité des produits aux normes en vigueur dans le pays de destination. Cette réglementation a pour rôle de protéger les consommateurs, l’environnement ou encore l’agriculture des pays importateurs. C’est pourquoi certains produits sont tout simplement interdits à l’importation et d’autres soumis à des restrictions.
Néanmoins, même si les produits ne souffrent d’aucune prérogative particulière, ils doivent être certifiés conformes, norme ISO ou marquage CE pour un pays de destination situé dans l’Union européenne par exemple. Ainsi, les produits doivent être emballés et expédiés de manière réglementaire et surtout avec tous les documents nécessaires à leur dédouanement.
Quelle que soit la relation de travail et de confiance avec leur partenaire, nous recommandons aux sociétés de faire certifier les produits par elles-mêmes (même si le fournisseur le fait de son côté) : deux sécurités valent mieux qu’une.
Les conditions de livraison des marchandises
Dernier point crucial à prendre en compte en matière d’import-export avec la Chine : le choix du mode de transport international approprié ainsi que le niveau de prise en charge du fournisseur chinois (par le biais des incoterms).
Plusieurs solutions de transport international existent, et le choix de la solution la plus avantageuse est avant une question de volume de marchandises à transporter. L’entreprise peut choisir :
- le fret maritime, moins cher mais plus lent, assure le transport de toutes les marchandises, qu’importe le volume, puisque les achats en gros peuvent partir par conteneur complet et les petites quantités sont regroupées avec celles d’autres entreprises ;
- le fret aérien, beaucoup cher que le fret maritime, est plus rapide et ne concerne que les achats de petites quantités ;
- le transport express par des entreprises spécialisées (comme UPS ou DHL) concerne quasiment exclusivement l’envoi de colis à l’international, cette solution comprend les formalités de dédouanement.
Dans toute négociation avec un fournisseur chinois, et plus encore lorsqu’il s’agit d’un nouveau fournisseur, la question des incoterms doit occuper une part importante de la réflexion. Les incoterms correspondent à un code de trois lettres suivies d’une ville et définissent le moment où a lieu le transfert de responsabilité du vendeur à l’acheteur : à la sortie de l’usine, au port de départ en Chine, à l’arrivée au port de destination, à la livraison à la porte du client, etc.
Importer des produits depuis des sites chinois : les sociétés de trading
Tout ce qui précède démontre l’importance de prêter une vigilance accrue aux détails. Le commerce international est un domaine bien spécifique et suppose une bonne connaissance des règles de fonctionnement et des termes en vigueur. Cette dimension n’est pas toujours aisément accessible aux petites et moyennes entreprises dont le recours à des fournisseurs internationaux n’est que ponctuel.
Ce recours occasionnel est pourtant indispensable pour bénéficier des meilleurs prix lorsqu’elles souhaitent procéder à des achats en gros ou de petites quantités de marchandises bien spécifiques. C’est pourquoi il peut être intéressant de faire appel à un prestataire de service qualifié pour accompagner ces entreprises dans leur commerce extérieur.
Outre leurs parfaites connaissances de leur marché, comme savoir quels sont les meilleurs produits à importer de Chine en 2022 par exemple, les sociétés de sourcing et de trading sont les intermédiaires et les interlocuteurs à privilégier pour faciliter et sécuriser les échanges, ainsi que pour négocier les meilleurs prix. Après une analyse attentive des besoins des entreprises clientes, elles se chargent de toute la partie sourcing en Chine.
Fortes de leur expérience, elles possèdent des relations privilégiées avec les meilleurs fournisseurs chinois, mais également une expertise pointue en matière de réglementation et de normes, aussi bien en Chine que dans les différents pays de destination des produits. Ainsi, elles s’occupent de l’ensemble des démarches de dédouanement pour s’assurer que les formalités sont en règle et que les produits seront livrés sans souci à leur client. En outre, elles valident ou gèrent la mise en conformité des produits pour leur revente. Mieux qu’un transitaire, ces agents commerciaux traitent la gestion des marchandises de leur production jusqu’à la livraison à la porte du client.
En simplifiant toutes les étapes du processus d’achat, les avantages pour les entreprises clientes sont pluriels :
- gain de temps et d’argent ;
- liberté d’esprit ;
- réduction des risques ;
- assurance d’acheter des produits de qualité.
Enfin, la question du mode de paiement et de la sécurité inhérente n’est plus un problème, car les sociétés de sourcing et de trading se chargent de payer les fournisseurs directement sur place en monnaie locale.
Que ce soit pour l’achat de matières premières, de produits fabriqués dans des pays où le prix de la main-d’œuvre demeure abordable, ou plus spécifiquement pour bénéficier d’un savoir-faire spécifique, l’achat de produits en Chine répond à de nombreux besoins. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises tentent l’expérience. Les plateformes de vente en ligne recensent toujours plus de vendeurs et rendent accessible une offre de produits qui ne cesse de croître. Les bonnes affaires sont désormais à la portée de toutes les entreprises, pour peu qu’elles sachent bien s’entourer, ou du moins connaissent les points de vigilance.
