Vérification des fournisseurs : processus utile pour des achats en sécurité

Les achats sont un des secteurs les plus importants de l’entreprise. Le choix des fournisseurs est de fait un élément essentiel de la bonne marche de son activité. À l’heure où il est possible de les contacter sur internet pour ceux qui sont à l’étranger, et notamment en Chine, il est essentiel de vérifier les fournisseurs au moment de les sélectionner, mais aussi tout au long de la collaboration.

L’examen rigoureux des fournisseurs et de l’organisation de leur entreprise permettent de s’assurer que le processus d’achats se passe dans de bonnes conditions et de limiter les risques. Qualité des produits, prix, traitement des commandes, service après-vente avec le client : ce sont des données qu’il faut analyser en amont. Mais, la vérification est appelée à se poursuivre afin d’assurer l’un des 7 principes du Management selon l’ISO 9004 : « la gestion des relations avec les parties intéressées ». Quelle est l’utilité d’une validation du fournisseur ? Quelle plus-value peut-on en tirer ? Voici les raisons pour lesquelles on ne peut pas se passer, à l’heure actuelle, de ce processus de contrôle et d’évaluation.

Quels sont les objectifs de la vérification des fournisseurs ?

Il y a plusieurs objectifs dans le processus de vérification qui sont autant d’étapes clés. 

Identifier les besoins de l’entreprise

Avant de savoir quel fournisseur correspond aux besoins de l’entreprise, il faut d’abord pouvoir les identifier. La question est de savoir quelles sont les valeurs de l’entreprise, ainsi que les critères de production et de vente en réalisant un audit interne. Il s’agit de repérer les critères les plus importants entre :

  • la qualité des produits ;
  • le rapport qualité-prix ;
  • le service après-vente ;
  • les délais de livraison ;
  • l’efficacité du fournisseur.

Sélectionner les fournisseurs

Il est possible de trouver ses fournisseurs en Chine par le biais d’annuaires ou directement sur site. Afin de choisir son collaborateur, il est possible d’entrer en contact avec eux et de discuter les points les plus importants : la prévision des commandes, le processus de facturation, les prix, les délais de livraison ou encore le service après-vente.

Une relation entre clients et fournisseurs doit tendre vers la confiance, mais seules la transparence et la collaboration peuvent le permettre.

Vérifier la légalité et l’authenticité du fournisseur

L’une des conditions sine qua non est de s’assurer de la légalité de l’activité du fournisseur. Il est nécessaire de vérifier les documents et les attestations qui prouvent que la société peut établir des actes de commerce.

L’une des vérifications possibles est aussi une inspection en ligne des informations du fournisseur grâce à une simple recherche Google. Il faut s’assurer que toutes les données enregistrées sur différents sites sont cohérentes et correspondent à la réalité.

Vérifier la capacité commerciale du fournisseur

La chaîne d’approvisionnement dépend de la performance commerciale du fournisseur. Il est bon de vérifier qu’au moment où les contrats sont établis, il est en capacité de produire et de livrer les marchandises dans les temps. Pour cela, il est bon de vérifier sa solvabilité. Les échanges doivent être faits en toute transparence. 

Examiner les certifications

Les différentes certifications validées par des laboratoires doivent être aussi vérifiées. Les habilitations à fabriquer tel ou tel produit ou celles qui en prouvent la légalité périment au bout de deux ans et sont amenées à être renouvelées. Il est donc nécessaire d’examiner ces documents et de s’assurer de leur authenticité.

Il existe plusieurs certifications nécessaires et des normes à respecter pour que les produits acheminés soient légaux. On retrouve notamment :

  • la norme ISO 9001 qui assure la qualité de la gestion ;
  • la certification BSCI qui garantit le respect des conditions de travail des employés au regard de l’Organisation internationale du Travail ;
  • la certification FSC qui permet de s’assurer d’une exploitation dans le respect de l’écosystème des forêts.

Inspecter sur site

Il est important de se rendre sur le site du fournisseur, de visiter les usines et de vérifier la qualité des marchandises. L’audit sur site permet de vérifier les conditions de travail réelles et de vérifier que les produits et les étiquettes correspondent effectivement.

Quels sont les avantages d’une validation des fournisseurs ?

Les avantages d’un contrôle des fournisseurs, mais aussi des opérations commerciales permettent de gagner en efficacité et en fiabilité. Que ce soit la gestion de la facturation ou l’inspection sur site, ces méthodes, qui peuvent paraitre lourdes, permettent en réalité de gagner du temps, et de minimiser les pertes.

Une étude minutieuse des risques 

Une vérification des fournisseurs à toutes les étapes du circuit d’approvisionnement permet d’évaluer parfaitement tous les risques et de mettre en place les solutions nécessaires pour y remédier. Les risques peuvent être :

  • industriels ;
  • technologiques ;
  • logistiques ;
  • liés à la qualité.

Cette évaluation est un outil de gestion et de communication qu’il faut mettre en place afin que l’approvisionnement se passe en toute sécurité. 

Un contrôle de la facturation 

L’une des clés de la validation est d’automatiser la validation des factures fournisseurs. Une vérification automatique se fait en ligne, étape par étape. Ce dispositif de contrôle qu’on appelle un workflow permet une inspection par le comptable ou l’expert comptable. Ce suivi permet d’éviter les erreurs au moment du paiement des commandes.

Une amélioration de la qualité des prestations

Grâce au suivi du fournisseur et à une collaboration étroite, les prestations de service après-vente, par exemple, ou la communication, en général, sont facilitées.

La garantie d’un gain économique pour l’entreprise

Une veille au long cours permet de minimiser les risques et la perte financière. Le contrôle des pièces à différents moments du cycle de production diminue les mauvaises surprises à la réception.

Une bonne image de l’entreprise

L’évaluation en continu permet de consolider la réputation de l’entreprise. Une politique de gestion exigeante donne de la valeur et de la plus-value.

La garantie d’un produit final de bonne qualité

Une évaluation et un contrôle à toutes les étapes du processus de fabrication et de livraison permettent de recevoir un produit fini qui correspond aux besoins de l’entreprise. Le cycle d’approvisionnement est efficient en amont comme en aval.

L’objectif d’une vérification de fournisseurs est d’être dans une démarche d’amélioration continue.

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