Créer une relation de confiance avec son fournisseur chinois

Trouver un bon fournisseur chinois est une première étape pour entamer une relation d’affaires qui s’avérera fructueuse. Mais, il ne faut pas oublier qu’une relation commerciale se construit sur le long terme et que la confiance est donc un élément-clé pour que tout se déroule dans les meilleures conditions.

Cela est d’autant plus vrai en Chine, où la culture est largement imprégnée du sentiment de confiance, de loyauté et de solidarité. Quelles sont alors les bonnes pratiques pour développer une relation pérenne avec un fournisseur chinois ? Comment établir un lien solide, basé sur une confiance mutuelle ? Nous allons vous aider à y voir plus clair, afin que les relations commerciales avec les partenaires chinois n’aient plus aucun secret pour vous.

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Envisager le fournisseur comme un partenaire

Comme avec tout fournisseur, qu’il soit chinois ou non, il est d’abord essentiel de garder à l’esprit qu’un fournisseur n’est pas un prestataire, mais un partenaire.

La relation doit donc s’établir sur un système d’échange, où le client-acheteur n’impose pas ses contraintes sans prendre en considération les besoins et les possibilités du fournisseur. C’est pourquoi il faut prendre le temps de discuter de toutes les modalités du contrat, sans oublier de poser des questions lorsque l’on manque d’informations. En effet, les sous-entendus sont bien plus courants en Chine qu’en France et les relations sont moins formalisées par des contrats, ce qui implique un dialogue constant.

Pour autant, il ne faut pas mettre de côté la négociation. Il s’agit bel et bien de faire des affaires, mais tout en restant conscient que les deux parties doivent en sortir gagnantes. Il est ainsi préférable d’éviter de réaliser uniquement de petites commandes, à la fois pour optimiser les coûts et pour démontrer son sérieux et sa volonté de collaborer sur le long terme au fournisseur.

Cela est d’autant plus important avec les fournisseurs chinois, qui n’ont que l’embarras du choix en matière de clients. S’ils ne sont pas satisfaits de la relation établie (mauvaise communication, prix trop bas, etc.), ils pourront sans aucun problème trouver d’autres acheteurs.

S’imprégner des codes de la culture chinoise

Lorsque l’on fait du sourcing sur le territoire national ou en Europe occidentale, les différences culturelles ne représentent pas un réel obstacle. Mais, dès qu’il s’agit de travailler avec un fournisseur chinois, il faut connaître les codes spécifiques à la culture du pays pour mettre toutes les chances de son côté. En tant qu’acheteur, il faut ainsi s’adapter aux différentes bonnes manières et habitudes de la vie quotidienne et des relations commerciales en Chine :

  • la ponctualité est de mise lors de réunions et il est important de toujours prévenir en cas de retard ;
  • les salutations se font généralement à distance, ou avec une poignée de main ;
  • la gestuelle a une réelle signification, et il vaut mieux éviter de « parler avec les mains » ;
  • les échanges de carte de visite se font avec les deux mains, que ce soit pour la donner ou recevoir celle de son interlocuteur.

La langue a aussi son importance. Il est bien sûr possible de communiquer en anglais avec la plupart des fournisseurs chinois, car ils ont l’habitude de travailler avec des clients à travers le monde. Toutefois, la connaissance de quelques mots en chinois peut présenter un avantage et démontre la volonté de créer une véritable relation. Rien n’empêche par ailleurs de faire appel à un interprète chinois, qui pourra non seulement faire office de traducteur, mais aussi prodiguer des conseils avisés pour nourrir une relation commerciale de confiance.

S’adresser à la bonne personne au sein de l’entreprise

En Chine, la hiérarchie dans les entreprises est clairement établie. Il existe une grande loyauté envers ses supérieurs et chaque membre de l’équipe a sa place. Au moment de contacter pour la première fois un fournisseur chinois, il est donc important de déterminer qui est la personne avec qui on va faire affaire. Cela évite d’abord de perdre du temps à discuter avec des salariés qui n’auront finalement pas leur mot à dire. Mais surtout, cela permettra d’engager directement une relation avec la personne avec qui on traitera, de sorte à pouvoir tisser un lien de confiance (qui requiert généralement de la patience, car la méfiance peut mettre un certain temps à se dissiper).

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Développer son Guanxi, le réseau d’affaires made in China

Dignité, honneur et réputation sont des concepts-clés de la culture chinoise. Par ailleurs, la majorité des Chinois ont tendance à être méfiants vis-à-vis des inconnus, et encore plus lorsqu’il s’agit d’étrangers. C’est pourquoi il est essentiel de soigner son image et de profiter de la force des liens établis avec ses partenaires ou des connaissances de la vie personnelle. En Chine, c’est ce que l’on appelle le Guanxi, que l’on pourrait traduire comme le « réseau professionnel ». Mais, contrairement aux valeurs occidentales, l’affectif y prend une place plus importante. Il s’agit de créer de véritables liens de confiance, qui vont au-delà de la simple relation professionnelle.

Pour développer ses Guanxis, chaque méthode est la bienvenue :

  • participer à des repas d’affaires ;
  • échanger sur les réseaux sociaux professionnels ;
  • se rendre sur des foires et salons ;
  • intégrer des clubs d’affaires ;
  • etc.

Cela demande du temps et de l’implication, mais les cercles personnels et professionnels revêtent une telle importance pour le peuple chinois que cela peut ouvrir de nombreuses portes. La force du réseau permet par exemple d’obtenir des recommandations, d’échanger des services et de rencontrer de bons fournisseurs, eux aussi reconnus pour le sérieux de leur travail et leur fiabilité.
Soigner son Guanxi est également une manière idéale d’apprendre les codes de l’interaction sociale à la chinoise. En effet, en côtoyant régulièrement des natifs du pays, que ce soit par simple messagerie instantanée ou lors de réunions physiques, on apprend peu à peu les coutumes et les bonnes habitudes à adopter pour gagner la confiance des fournisseurs.

Se rendre dans les locaux du fabricant

Si la relation entre un acheteur français et un fournisseur chinois se crée et s’entretient le plus souvent à distance, il ne faut pas oublier que le meilleur moyen d’établir une relation de confiance reste de rencontrer son interlocuteur.

Un acheteur qui prend la peine de se déplacer pour rencontrer ses fournisseurs aura plus de chances de conclure un contrat intéressant qu’un interlocuteur qui se contente d’envoyer un e-mail de temps en temps. De plus, le fait de rendre visite à son fournisseur est une occasion rêvée pour lui offrir un cadeau. Cette pratique est très commune en Chine, voire incontournable si l’on souhaite tisser un lien où le respect et la confiance sont les maîtres-mots. Là encore, les relations sociales jouent donc un rôle fondamental.

Le fait de se rendre sur place peut aussi accroître la confiance de l’acheteur en son fournisseur. On sait que cette confiance est souvent mise à mal par les problèmes rencontrés par des importateurs français avec leurs homologues chinois (retard de livraison, qualité médiocre du produit, non-conformité de la marchandise, etc.).

En visitant l’usine de production, on peut effectivement réaliser un contrôle qualité de la marchandise, bien plus facilement qu’en recevant simplement quelques photos des échantillons de produits. Cela évite toute mauvaise surprise à réception des colis et permet au fournisseur de savoir ce que le client attend.

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