Lorsque vous traitez avec un ou plusieurs fournisseurs, la réussite et la réputation de votre entreprise dépendent de la stabilité et de la fiabilité de ces derniers. La vérification est une condition sine qua non à tout contrat, et ce, même sans avoir rencontré les acteurs à l’autre bout de la chaîne de production ou de commercialisation. À l’heure où les transactions se font à distance, il est d’autant plus nécessaire de vérifier leur viabilité pour minimiser les risques. En France, et dans l’Union européenne, nous sommes soumis à des réglementations très strictes, qui ne sont pas toujours existantes ailleurs. C’est à la charge de l’entreprise de vérifier que tous les acteurs de sa chaîne d’approvisionnement les respectent.
Au moment de la sélection du fournisseur, plusieurs paramètres sont à prendre en compte comme : la qualité des produits, le rapport qualité-prix, la santé financière de l’entreprise ou encore ses valeurs. Afin de s’assurer que les normes françaises et celles du cahier des charges de votre entreprise soient bien respectées, le contrôle et la veille sont de mise. Quelles sont les conditions de validation pour sélectionner un fournisseur ? Quels paramètres sont pris en compte durant le suivi ? Voici les 6 principaux critères que nous analysons et évaluons dans le processus de vérification.
S’assurer de la légalité et de l’authenticité du fournisseur
La première condition à valider est bien entendu la légalité et l’authenticité d’un fournisseur. Son activité doit respecter les règles du pays dans lequel il est implanté, mais aussi le règlement du pays où votre entreprise est située. La nature de l’activité et les conditions de travail des employés doivent correspondre aux lois en vigueur. Chez Mkgmix, nous tâchons de vérifier l’authenticité du statut social de l’entreprise, mais nous nous assurons aussi de la viabilité, de la valeur et de la réalité de votre fournisseur en tant que société commerciale ou fabricant. Les documents juridiques sont étudiés par nos propres soins.
Juger et mesurer la capacité commerciale
Dans un deuxième temps, il est nécessaire de vérifier la capacité commerciale de vos clients. Vos fournisseurs doivent être capables de fournir des actes de commerce. Avant de sélectionner un fournisseur, mais aussi pendant la collaboration, il est important de pouvoir la vérifier pour savoir si les achats que vous ferez auprès de lui seront honorés. Par ailleurs, au-delà de la capacité commerciale, il s’agit d’évaluer la performance commerciale. Des indicateurs permettent de mesurer la viabilité de vos futurs collaborateurs, tels que :
- le chiffre d’affaires ;
- le nombre de ventes ;
- les marges ;
- ou encore les parts de marché.
Faire un audit de la capacité de production de l’entreprise
L’organisation et les processus de production de vos fournisseurs doivent être optimaux, afin de produire en quantité demandée et en qualité optimale les produits ou les services qu’ils proposent. La capacité de production d’une entreprise se mesure par la capacité maximale qu’elle peut produire grâce aux ressources déjà existantes. Il n’y a bien sûr pas de valeurs absolues : la capacité de production de votre fournisseur se juge selon vos besoins. Sera-t-il à même de pouvoir répondre aux exigences de votre projet ?
S’assurer du contrôle et de la gestion de la qualité
Le contrôle et la gestion de la qualité forment les points principaux de la validation de l’activité du fournisseur, puisqu’ils vont permettre à la fois de vérifier de façon technique la qualité des produits, mais aussi de la planifier et de l’organiser. Afin de s’assurer de la viabilité de vos collaborateurs, il est donc important de connaître les dispositifs de contrôle et de gestion de la qualité mis en place. Garantir la conformité d’un produit est l’une des bases du contrôle de qualité.
Contrôler la gestion des services
Dans le processus de vérification, il est bon de regarder de plus près la gestion des services de vos fournisseurs. Une bonne gestion de service correspond à la mise en place d’un dispositif d’amélioration des services à tous les niveaux de l’entreprise, dont :
- le secteur des ressources humaines ;
- le service juridique ;
- les équipes chargées des installations ;
- le marketing ;
- la finance.
Une gestion des services optimale montre le sérieux et la rigueur du fournisseur. C’est une garantie supplémentaire de son efficacité et de son professionnalisme.
Vérifier les certifications des collaborateurs
Il est nécessaire de procéder à une vérification des certifications, car il s’agit de confirmer qu’ils sont bien titulaires des certifications nécessaires. Parmi elles, on compte :
- la norme ISO 9001, qui définit les critères pour la mise en œuvre d’un management de qualité. C’est une démarche internationale entérinée par plus de 170 pays ;
- la certification BSCI, Business Social Compliance Initiative ou Initiative de conformité sociale en entreprise, définie par l’Organisation internationale du travail, qui garantit des conditions de travail correspondant aux droits internationaux pour tous les employés des pays dits « émergents » ;
- la certification FSC, Forest Stewardship Council ou Certification des Forêts, qui assure le fait que la production a lieu grâce à une exploitation légale et durable des forêts, tout en ne nuisant pas à cet écosystème.
Attention, si la vérification des antécédents des fournisseurs est l’une des premières étapes pour le processus de validation, il est nécessaire dans un second temps de veiller en continu, et durant l’entièreté de la durée de la collaboration, à ce que tous les principes de base soient respectés. Il est nécessaire de pouvoir s’assurer régulièrement du fait que les conditions de production et de distribution respectent toujours les réglementations. Par ailleurs, celles-ci sont amenées à évoluer. Le travail de vérification au long cours permet donc de garantir les conditions de travail entre vous et vos fournisseurs.
Le maître mot de toute relation commerciale est la confiance. Chez Mkgmix, notre rôle est d’être garants de la bonne conduite des termes du contrat qui vous lie à vos fournisseurs. Pour procéder à un bon audit des capacités d’un fournisseur, il est nécessaire de faire le déplacement sur site. Notre présence en Chine permet une vérification minutieuse et sans faille de la production et de la livraison des biens de qualité.
