Une Request for quotation (RFQ) – ou appel d’offres – est loin d’être une simple formalité, c’est un puissant outil qui permet de construire les bases de votre projet d’achat, de dessiner les contours de votre future collaboration, tant sur le plan financier, que sur le plan organisationnel, et même, sur le plan humain.
Voici nos recommandations pour optimiser au maximum cette étape cruciale.
Qu’est-ce qu’une Request for Quotation (RFQ) ?
Avant de nous plonger dans les technicités de la rédaction d’une RFQ, rappelons ce dont il s’agit, et surtout, à quoi cela sert-il.
Définition et enjeux de la RFQ
Une Request for Quotation (RFQ) est une demande de prix. En français, on parle généralement d’appel d’offres, même si ce terme peut aussi être l’équivalent de Request of Proposal (RFP), qui consiste également à faire une demande de prix, mais dans le cadre d’un projet dont les détails techniques et humains ne sont pas forcément aboutis.
Pour en savoir plus …
Lisez notre article : quelle est la différence entre RFQ, RFI et RFP ?
Comme nous le disions un peu plus tôt, faire une RFQ est loin d’être anodin, la pérennité de votre projet dépend entièrement de cette étape, car c’est le premier échelon vers sa concrétisation.
En effet, le choix de votre fournisseur, mais aussi les conditions sous lesquelles vous allez collaborer, dépendent entièrement de la qualité et de la pertinence des informations que vous aurez recueillies.
Autrement dit, une RFQ ratée entraînera une prise de décision dysfonctionnelle, ce qui pourrait compromettre l’ensemble de votre projet.
Les grandes étapes d’un appel d’offres
Vous l’aurez compris, il n’est pas question de rédiger une RFQ à la va-vite ! En effet, au-delà de la demande de prix en elle-même, plusieurs étapes sont à considérer :
- Préparation de la RFQ : sans doute l’étape la plus longue, car il s’agit de définir le besoin et l’objectif de votre appel d’offres ;
- Envoie de la RFQ aux fournisseurs sélectionnés en amont (idéalement entre 3 et 8) ;
- Présélection de 2 ou 3 fournisseurs ;
- Négociations ;
- Et enfin, choix du prestataire.
À l’occasion de cet article, nous allons nous concentrer sur les étapes 1 et 2, car si elles sont correctement réalisées, alors les étapes de sélection et de négociation s’en trouvent simplifiées.
Préparer une RFQ : définition du besoin & sourcing
Avant toute chose, vous devez définir le pourquoi de votre RFQ. Il peut s’agir de :
- Identifier un fournisseur pour une nouvelle référence ;
- Sécuriser vos approvisionnements pour une référence existante ;
- Recherche d’un nouveau prestataire en vue d’apporter une amélioration à la référence existante ;
- Récolter des données concrètes dans le cadre d’une étude de marché ;
- …
Bref, quels que soient vos objectifs et vos motivations, il est important de bien clarifier votre besoin, car cela constitue le point de départ de votre démarche de sourcing !
En effet, vous allez devoir effectuer un long travail de présélection au moyen d’une Request for Information (RFI) afin de déterminer quels prestataires sont en mesure de couvrir vos exigences.
Mieux vous saurez ce que vous cherchez, et mieux vous pourrez identifier les destinataires de votre RFQ. Et croyez-nous, gagner du temps sur cette étape est loin d’être un luxe !
En effet, trouver un fournisseur qui corresponde aux besoins de votre projet est une tâche qui devient rapidement chronophage et source de frustration si l’on a pas pris la peine d’établir le portrait du prestataire idéal en amont… À ce sujet, vous aurez peut-être même besoin de l’aide d’un spécialiste tel qu’un agent de sourcing.
Envoyer une Request for Quotation : les clés pour faire un appel d’offres clair
La dernière chose dont vous avez envie, c’est d’envoyer une RFQ incomplète ou mal formulée. Cela nuirait à votre image, et vous perdriez un temps précieux. Voici notre feuille de route pour ne rien oublier.
Les documents de la RFQ
Une fois que vous aurez établi une liste des prestataires à qui vous souhaitez envoyer votre RFQ, vous n’aurez plus qu’à rédiger votre appel d’offres.
Pour cela, nous vous conseillons d’envoyer un mail personnalisé à chaque fournisseur qui respecte les bonnes pratiques de la communication professionnelle… Pour rappel : l’objet du mail est clair, l’on s’adresse directement à la personne concernée si possible, et l’on explique rapidement le pourquoi de notre requête.
En pièce jointe (format PDF), veillez à envoyer les documents ci-dessous afin que le prestataire dispose de tous les éléments dont il a besoin pour formuler son offre :
- Présentation de l’entreprise : savoir-faire, taille, CA, etc. Afin que votre futur collaborateur puisse considérer vos moyens ainsi que vos limites ;
- Attentes, objectifs de l’appel d’offres et critères de sélection. Il est important d’établir les bases d’une relation transparente dès le départ. Exposez votre problématique ainsi que les termes de la solution que vous recherchez. Ce, en termes de prix, oui, mais aussi en termes de logistique (Incoterms), ou en termes de quantités (MOQ) ;
- Cahier des charges. N’oubliez pas d’inclure vos exigences en termes de respect des normes, surtout si vous achetez en dehors de l’UE ! Considérez dès le début le fait que tout produit commercialisé dans l’un des pays membres doit être porteur du marquage CE ;
- Contrat de confidentialité (NDA, Non Disclosure Agreement). Extrêmement important, surtout si, encore une fois, il s’agit d’un achat hors UE, et tout particulièrement en Chine, où les fournisseurs n’ont pas très bonne réputation concernant le respect de la propriété industrielle ! (Cf. notre article : Propriété intellectuelle, n’attendez pas pour déposer votre marque en Chine ! ) ;
- Conditions Générales d’Achat (CGA). Enfin, vous devez inclure vos conditions générales d’achat dès les premières négociations si vous souhaitez qu’elles prévalent face aux CGV du vendeur.
Simplifier le suivi d’une request for quotation
Faire une RFQ claire est important, et optimiser son suivi au maximum l’est tout autant ! Car, sans une bonne organisation, non seulement vous perdrez un temps précieux, mais en plus, vous risquez de passer à côté de données critiques.
Voici nos conseils pour rendre le travail de récolte des informations plus agile :
- Tout d’abord, appelez chaque prestataire avant d’envoyer la RFQ afin de les informer de votre requête. Cela vous permettra d’établir un premier contact ;
- Ensuite, attribuez un numéro de suivi à chaque RFQ et créez un onglet excel dans lequel vous aurez accès à toute l’information qui concerne le prestataire ;
- Créer un tableau de prix unique que vous enverrez dans votre RFQ à chaque prestataire. De cette manière, vous aurez une visibilité claire et uniforme dès le départ, ce qui vous simplifiera la tâche au moment de comparer les données entre elles ;
- N’oubliez pas de donner les coordonnées de toutes les personnes qui travaillent sur le projet. En cas de question, le prestataire pourra ainsi directement s’adresser au professionnel concerné ;
- Enfin, fixez une date limite de réponse. Vous éviterez ainsi de devoir courir après les prestataires.
Un sourcing ad-hoc, une demande formulée de manière claire et un suivi organisé devraient vous mener directement à votre fournisseur idéal. En tout cas, nous l’espérons ! Bien entendu, avant de signer quoi que ce soit, nous vous encourageons à demander un échantillon à votre fournisseur.
Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas de faire un petit feedback aux fournisseurs qui n’auront pas été choisis, cela vous permet de rester en bons termes avec eux… Ne sait-on jamais, peut-être qu’un jour vos intérêts seront alignés !
