RFI, RFP et RFQ ont un point en commun : ce sont trois documents qui permettent de sélectionner le fournisseur qui correspond aux besoins d’un projet.
Comme nous le verrons, ils interviennent à différents stades de la sélection d’un prestataire. Il est donc important de bien comprendre le rôle et les objectifs de chacun d’entre eux.
Voici ce que vous devez savoir au sujet de ces trois acronymes issus du jargon du proposal management.
RFI, RFP et RFQ : définitions
Levons tout de suite le mystère sur la signification de RFI, RFP et RFQ.
- RFI signifie Request For Information (demande d’informations) ;
- RFP signifie Request For Proposal (demande de proposition) ;
- Et RFQ signifie Request For Quotation (demande de prix).
De prime abord, ces trois documents ont pour but commun de recueillir des informations. C’est vrai, mais il y a quelques subtilités qu’il est utile de connaître, car, en réalité, RFI, RFP et RFQ répondent toutes à une problématique bien précise.
Qu’est-ce qu’une RFI (Request For Information) ?
Une RFI est un document que l’on envoie à un large panel de prestataires potentiels en vue de pré-sélectionner ceux qui ont les moyens techniques et humains et de répondre à la problématique d’un projet.
À ce stade, l’on ne s’intéresse généralement pas encore à la dimension financière, seuls le métier et le savoir-faire du fournisseur comptent réellement. C’est en fait la toute première étape d’une démarche de sourcing, une sorte de “reconnaissance du terrain”.
Bon à savoir
Selon votre domaine d’activité, il peut y avoir des centaines de fournisseurs potentiels. Dans ce cas, l’aide d’un agent de sourcing peut se révéler utile. Ce spécialiste vous aidera en effet à faire une première sélection en amont.
Ainsi, pour rédiger une Request For Information, il vous faudra :
- Présenter votre entreprise ;
- Expliquer le contexte général du projet en termes d’investissements et de moyens ;
- Un modèle avec vos questions à compléter : en termes de délais, de quantités, de respect des normes, etc.
Votre but ici est de déterminer si le fournisseur est potentiellement capable ou non de répondre à vos besoins de production ainsi qu’à vos exigences techniques.
Une RFP (Request For Proposal), qu’est-ce que c’est ?
Une RFP est un document dont certains projets peuvent se passer, car on l’utilise uniquement lorsque les moyens techniques et humains ne peuvent pas être définis par l’entreprise et que l’aide d’un spécialiste ou d’un expert est nécessaire.
Concrètement, il s’agit d’exposer la problématique d’un projet à un panel de prestataire présélectionnés pour ensuite comparer les solutions proposées.
Lorsque la RFP est accompagnée d’une demande de prix, alors on parle généralement d’un appel d’offres (AO).
Cette étape requiert parfois l’aide d’un consultant externe spécialisé dans le métier concerné, car il saura à même de définir les critères d’évaluation qui permettront ensuite de choisir le bon prestataire.
Il pourra également rédiger une RFP complète, précise, et surtout, adaptée au projet en question. En effet, il est absolument primordial que les informations, les enjeux et les moyens soient correctement exposés si l’on souhaite recueillir des données pertinentes.
C’est quoi une RFQ (Request For Quotation) ?
Une RFQ fait généralement suite à une RFI. Il s’agit en effet d’une demande de prix que l’on adresse à un panel de prestataires présélectionnés (le plus souvent, entre 3 et 8).
S’agissant de la dernière étape de sélection d’un prestataire, vous devez envoyer une information exhaustive, mais aussi vous faciliter le (long) travail de comparaison qui vous attend une fois les données récoltées.
En ce qui concerne les documents et informations que vous devriez envoyer :
- Une présentation de l’entreprise et du projet ;
- Vos attentes, vos objectifs, ainsi que vos critères de sélection ;
- Le cahier des charges détaillé ;
- Éventuellement un contrat de confidentialité, ou Non Disclosure Agreement (extrêmement recommandé s’il s’agit d’un prestataire chinois) ;
- Vos CGA (Conditions Générales d’Achat)
Pour aller plus loin
Lisez notre article complet : Comment faire une RFQ efficace et pratico-pratique ?
Vous y trouverez nos conseils pour optimiser le traitement des données que vous recevrez, et nous expliquons également pourquoi ceux qui comptent fabriquer en Chine devraient d’abord déposer leur marque ou leur brevet …
Quelle est la différence entre RFI, RFP et RFQ ?
À ce stade de l’article, la différence entre RFI, RFP et RFQ devrait être un peu plus claire ! Pour résumer, ce qui différencie chaque document est la nature des informations que l’on souhaite récolter :
- Des informations générales concernant les moyens techniques et humains d’un prestataire dans le cas de la RFI ;
- Une solution, ou des conseils en réponse à la problématique d’un projet dans le cas d’une RFP ;
- Et enfin, un devis détaillé et complet dans le cas d’une RFQ.
D’autre part, la rédaction d’une RFI, du RFP ou d’une RFP intervient à un stade bien précis du projet :
- En amont, dans le cas d’une RFI ou d’une RFP ;
- Juste avant la phase de négociation, lorsqu’il s’agit d’une RFQ.
En espérant que ces éclaircissements vous auront été utiles !
